Unterweisungen in Zeiten der Corona-Epidemie

von Unfallkasse Berlin — zuletzt geändert: 2021-05-04T09:04:02+01:00
Unfallkasse Berlin: Egal ob im Büro oder beim Führen eines Fahrzeuges – Beschäftigte müssen sicher und gesund arbeiten können. Damit das gut gelingt, müssen Kolleginnen und Kollegen wissen, auf welche Gefahren sie achten und wie sie sich verhalten müssen. Nur so können Fehler vermieden werden. Ein wichtiges Instrument um Beschäftigte für berufsbedingte Gefahren zu sensibilisieren, ist die Unterweisung. Das gilt umso mehr in Zeiten der Corona-Epidemie. Die Unfallkasse Berlin gibt Hinweise und Tipps, wie Unterweisungen – auch digital – gut gelingen.

Was ist eine Unterweisung?

Die Unterweisung ist ein Instrument im Arbeitsschutz zur Prävention von Unfällen und Gesundheitsschäden. Sie gehört zu den rechtlichen Pflichten von Arbeitgebern und Arbeitgeberinnen (§12 des Arbeitsschutzgesetztes und §4 der DGUV Vorschrift 1).

Ziel einer Unterweisung ist es, dass Beschäftigte mögliche Gefährdungen am Arbeitsplatz kennen und Schutzmaßnahmen anwenden.

Anlässe für Unterweisungen können zum Beispiel die Aufnahme einer Tätigkeit, Zuweisung einer anderen Tätigkeit oder Veränderungen im Aufgabenbereich sein (weitere Anlässe siehe Punkt 2.3 in der DGUV Regel 100-001).

Darauf sollten Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen grundsätzlich beim Unterweisen achten:

  • Unterweisungen sind persönlich und mündlich durchzuführen.
  • Die Verantwortung für die Unterweisung liegt beim Arbeitgeber. Die Unterweisung ist deshalb vom Arbeitgeber selbst durchzuführen oder durch beauftragte Führungskräfte (vgl. §13 Arbeitsschutzgesetz; §13 DGUV Vorschrift 1). Wichtig ist, dass die beauftragte Person weisungsberechtigt  gegenüber den Beschäftigten ist.
  • Die Unterweisung ist inhaltsbezogen auf den jeweiligen Arbeitsplatz und die dort verrichteten Tätigkeiten durchzuführen.
  • Die Unterweisung ist zu dokumentieren.

Die unterweisende Person muss prüfen, ob die Informationen und Anweisungen verstanden wurden. Dies kann zum Beispiel

  • über Rückfragen durch die unterweisende Person erfolgen. Rückfragen bieten sich vor allem für generelle und allgemeinere Informationen an.
  • über das praktische Demonstrieren durch die Unterwiesenen geschehen. Praktische Demonstrationen sind vor allem für fachspezifischere Informationen und praktisch ausgelegte Themen hilfreich.

Unterweisungen müssen inhaltsbezogen sein

Entscheidend für jede Unterweisung ist, dass die für ein sicheres Arbeiten notwendigen Informationen und Verhaltensregeln benannt und verstanden werden. Die Unterweisung ist deshalb inhaltsbezogen auf einen Arbeitsplatz beziehungsweise bestimmte Tätigkeiten durchzuführen und einzugrenzen. Den unterwiesenen Beschäftigten muss nachvollziehbar dargestellt werden, wie sie sich sicher und gesundheitsgerecht verhalten sollen. Dazu müssen die zum Arbeitsplatz oder zur Tätigkeit gehörenden Gefährdungen und die dazu passenden Schutzmaßnahmen erörtert werden.

Fachexperten und -expertinnen in Unterweisung einbeziehen

Fachliche Teile einer Unterweisung können auch Kollegen und Kolleginnen mit viel Erfahrung und Kompetenz übernehmen. Sie kennen die Arbeitsabläufe meist am besten und sind eine wertvolle Unterstützung. Das können etwa Fachkräfte für Arbeitssicherheit, interne Experten und Expertinnen oder – wie im aktuellen Fall der Pandemie sehr sinnvoll – Betriebsärzte und -ärztinnen  sein. Die Verantwortung für die Unterweisung lässt sich jedoch nicht auf diese Personen übertragen, sie steuern lediglich inhaltliche Teile der Unterweisung bei.

Unterweisungen im Rahmen der Corona-Epidemie

Auch in der aktuellen Lage ist es wichtig, Unterweisungen weiterhin durchzuführen, insbesondere zum Infektionsschutz. Damit sollen die Beschäftigten über die veranlassten Maßnahmen und Verhaltensregeln informiert werden. Stellen Sie die Maßnahmen und Verhaltensregeln transparent und nachvollziehbar dar. So lassen sich mehr Beschäftigte motivieren, die Regelungen zu befolgen. Außerdem helfen Unterweisungen zum Infektionsschutz, einer weiteren Verbreitung des Corona-Virus entgegenzuwirken.

Aufgrund der erschwerten Bedingungen durch die Corona-Epidemie können Unterweisungen momentan auch digital stattfinden  (Punkt 4.2.14 der SARS-CoV-2-Arbeitsschutzregel (aktualisiert)).

Digitale Unterweisung – darauf sollten Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen achten:

  • Es muss eine Verständnisprüfung zwischen den Beschäftigten und der unterweisenden Person erfolgen.
  • Es müssen jederzeit Rückfragen für die Beschäftigten möglich sein.

Eine reine Vorlage von Unterlagen zum Selbststudium reicht nicht aus für eine erfolgreiche und rechtskonforme Unterweisung.

Tipps und Hinweise für die digitale Unterweisung

Video vor Audio

Videolösungen sind geeigneter als Audiolösungen, da die Beteiligten besser miteinander interagieren können.

In Videokonferenzen lassen sich Sachverhalte anschaulich vorführen: Zum Beispiel ist die Option „Bildschirm teilen“ ein nützliches Tool, um passende Fotos oder besprochene Dokumente (etwa Betriebsanweisungen) einzublenden.

Alternativlösung: Audio und Unterlagen

Wenn eine Videokonferenz nicht möglich ist, kann eine Telefonkonferenz eine alternative Lösung sein. Wichtig ist, dass Unterlagen vorab und rechtzeitig allen Beschäftigten zur Verfügung gestellt werden. Praktische Demonstrationen müssen dann gegebenenfalls in Einzeltreffen realisiert werden.

Kleine Gruppengrößen

Für die digitalen Unterweisungen ist es wichtig, die Gruppengröße zu begrenzen. Denn: In kleinen Gruppen gelingt ein Austausch besser. Maximal sollten zehn bis zwölf Personen an einer digitalen Unterweisung teilnehmen.

Moderation und Organisation

Der Termin und der Anlass sollten rechtzeitig vor Beginn der Unterweisung angekündigt werden. Die für die Unterweisung verantwortliche Person sollte ein klares Konzept für die Durchführung der Unterweisung haben:

  • An welche Zielgruppe richten Sie sich?
  • In welchem Format und Zeitrahmen können die notwendigen Informationen dargestellt und vermittelt werden?
  • In welcher Form erfolgt die Verständnisprüfung der Beschäftigten?
  • Wie ermöglichen Sie praktisch und technisch Verständnis- und Rückfragen durch die Beschäftigten?

Geben Sie vor Beginn klar die Regeln für die digitale Unterweisung bekannt. Informieren Sie zum Beispiel über:

  • Geplante Dauer
  • Thema und Struktur der Unterweisung
  • Regelungen zu Wortbeiträgen (zum Beispiel: Mikrofone generell stummschalten und erst bei Wortbeiträgen einschalten; bei Wortbeiträgen mit Namen melden, wenn keine Videobilder verfügbar sind)

Laden Sie die Beteiligten zum aktiven Mitmachen ein!

Dokumentation der digitalen Unterweisung

Grundsatz der Dokumentation

Zur Nachweisführung, dass der Arbeitgeber seiner Unterweisungspflicht nachgekommen ist, sind Unterweisungen zu dokumentieren (§ 4 DGUV Vorschrift 1). Dabei sind mindestens folgende Angaben zu erfassen:

  • Unternehmen (Name und Anschrift)
  • Betriebsteil oder Arbeitsbereich (auf den sich die Unterweisung bezieht)
  • Datum
  • Inhalt der Unterweisung
  • Name(n) der unterweisenden Person(en)
  • Namen der unterwiesenen Beschäftigten

Am Ende bestätigen die unterwiesenen Beschäftigten durch ihre Unterschrift, dass Sie an der Unterweisung teilgenommen haben und den Inhalt der Unterweisung verstanden haben.

Dokumentation der digitalen Unterweisung

Grundsatz der Dokumentation

Zur Nachweisführung, dass der Arbeitgeber seiner Unterweisungspflicht nachgekommen ist, sind Unterweisungen zu dokumentieren (§ 4 DGUV Vorschrift 1). Dabei sind mindestens folgende Angaben zu erfassen:

  • Unternehmen (Name und Anschrift)
  • Betriebsteil oder Arbeitsbereich (auf den sich die Unterweisung bezieht)
  • Datum
  • Inhalt der Unterweisung
  • Name(n) der unterweisenden Person(en)
  • Namen der unterwiesenen Beschäftigten

Am Ende bestätigen die unterwiesenen Beschäftigten durch ihre Unterschrift, dass Sie an der Unterweisung teilgenommen haben und den Inhalt der Unterweisung verstanden haben. 

Von der Unfallkasse Berlin akzeptiere Nachweise während der Corona-Epidemie

Weitere individuelle Möglichkeiten können mit der Unfallkasse Berlin abgesprochen werden. Die Grundsätze zur Dokumentation gelten unberührt:

  • Im Nachgang unterschriebene Listen, sofern die Beschäftigte noch Präsenzzeiten am Dienstort haben. Es ist zu dokumentieren, dass die Unterschriften zeitlich erst nach und nach aufgrund der besonderen Epidemie-Situation erfolgt sind. Es ist ein entsprechender Umlauf innerhalb einer gesetzten Frist und eine Nachverfolgung zu organisieren.
  • Digital unterschriebene Listen über ein geeignetes digitales Unterschriftsverfahren.
  • Gesammelte Einzelbestätigungen der unterwiesenen Beschäftigten per E-Mail. Aus den E-Mails muss eine Zuordnung zur Person und zur Unterweisung hervorgehen.
  • Bestätigungen über Internet- oder Intranet-Portale, bei denen eine Zuordnung der Beschäftigte zu einem Account und zur Unterweisung möglich ist.

Rechtliche Grundlagen

DGUV Vorschrift 1

  • §4 Unterweisung der Versicherten
  • §13 Pflichtenübertragung

Arbeitsschutzgesetz

Siebtes Buch Sozialgesetzbuch

  • §2 Versicherung kraft Gesetzes

Arbeitshilfen und Informationen

Mehr Informationen unter

https://www.unfallkasse-berlin.de/sicherheit-und-gesundheitsschutz/coronavirus/unterweisungen-in-zeiten-der-corona-epidemie